У сучасному бізнесі порушення планів – це звичайна ситуація. Незалежно від причин – непередбачуваних обставин або невиконання домовленостей, важливо знати, як ефективно реагувати на такі ситуації, щоб мінімізувати втрати, зберегти ефективність роботи та запобігати повторному виникненню ситуації.
Попередження та підготовка - це ключова ідея впровадження При-Цільного тайм-менеджменту в роботі бізнесу. Розгляньмо кілька практичних порад з прикладами, як правильно реагувати на порушення планів у сфері бізнесу.
1. Прийміть реальність
Порада: Після зіткнення з порушенням плану прийміть ситуацію такою, як вона є. Намагання ігнорувати проблему або сподіватися на миттєвий відновний варіант може призвести до подальших ускладнень.
Приклад: Організовуючі відкритий захід, ми стикнулися з погодними умовами - пішов дощ. Тоді я швидко прийняла рішення перенести захід на іншу дату. Ми розмістили оголошення не тільки на місці події, але в соцмережах, і на призначену дату прийшло навіть більше людей, ніж ми очікували взагалі.
2. Аналізуйте причини порушення
Порада: Ретельно аналізуйте причини порушення плану, щоб уникнути подібних проблем у майбутньому.
Приклад: Виявивши затримку у проєкті через невчасне невиконання деяких етапів робіт, ми провели зустріч з підрядником, щоб з’ясувати причини, а після цього переглянули умови контракту та змінили стратегію співпраці з ним.
3. Будьте гнучкими
Порада: Прийміть гнучкий підхід до ситуації, шукаючи альтернативні шляхи розв’язання проблеми.
Приклад: Отримав від клієнта інформацію про необхідність змістити дату навчання його працівників, ми запропонували інші дати та інших виконавців на проєкт. Таким чином ми показали клієнту нашу готовність до співпраці, але також продемонстрували нашу зайнятість.
4. Комунікуйте з усіма зацікавленими сторонами
Порада: Повідомте всіх зацікавлених сторін про порушення плану та спільно обговоріть можливі шляхи розв’язування проблеми.
Приклад: Ми робимо 2 речі завжди - превентивне та оперативне реагування. Превентивно ми завжди проводимо планові координаційні зустрічі с клієнтами, підрядниками та працівниками, щоб знаходити потенційні загрози. А оперативно ми одразу же та дуже швидко сповіщаємо всіх про зміни в планах та розкладах.
5. Пошук альтернативних рішень
Порада: Не залишайтеся бездіяльними перед порушенням плану. Шукайте альтернативні шляхи вирішення проблеми.
Приклад: Після затримки у постачанні матеріалів ми знайшли альтернативного постачальника для уникнення затримок у виробництві. Також намагаємось завжди мати для себе альтернативне рішення.
6. Плануйте з запасом
Порада: Застосовуйте принцип "часового запасу" при плануванні завдань або проєктів.
Приклад: При плануванні важливо закладати час на форс-мажори та відхилення від планового графіка. Не турбуйтесь про те, що цей “зайвий” час пропаде, тому що ви завжди знайдете як його використати. Можна покращити результат або провести непланову стратегічну сесію, або підбити підсумки проєкту для майбутнього.
7. Навчайтеся на помилках
Порада: Використовуйте кожне порушення плану як можливість для вдосконалення та розвитку вашого бізнесу.
Приклад: Після запуску нового продукту ми проаналізували всі порушення та помилки, після чого створили корпоративні оргполітики для використання на майбутнє.
Порушення планів – це не лише проблема, але й можливість для вдосконалення та розвитку вашого бізнесу.
Основні причини порушення планів:
- відсутність постійного контролю за термінами
- відсутність планових координацій
- відсутність врахування потенційних форс-мажорів
- невірна тайм-калькуляція задач та проєктів
- брак планування та координування на початку проєкту
- недостатні комунікації з учасниками бізнесу
- прихований саботаж з боку виконавців та партнерів
Замість того, щоб страждати з-за порушення власних та корпоративних планів, краще звернути увагу на аналіз причин, що це викликають, а потім необхідно розробити та застосувати методи того, як ви можете це зменшити або взагалі прибрати з вашого бізнесу. І це - можливо. З правильним підходом та використанням практичних порад, наведених вище, ви зможете ефективно управляти порушеннями планів та досягати своїх бізнес-цілей.
А якщо вам в цьому потрібна професійна допомога, то запрошую вас на мій авторський курс Онлайн реаліті-тренінг "Тайм-менеджмент Квест Турбо 21". Тут ви отримаєте підтримку та практичні інструменти керування часом.
При записі з кодовим словом “BrandStory”, ви отримуєте знижку 10%.
Хто і що стоїть за створенням успішних міжнародних та українських компаній? Хочеш дізнатися про «дзеркальну сторону» бренду?
Підписуйся на наш Telegram: @brandstory
