Бизнес-процессы в компании должны быть выстроены таким образом, чтобы выиграть самый важный актив предпринимателя - время. Ведь если собственник самостоятельно управляет небольшим предприятием, у него появляется миллион дел, которыми нужно заниматься параллельно: производство и закупки, продажи и реклама, управление персоналом, финансы, отношения с государственными органами и прочие важные миссии. Если все эти процессы выстроены правильно, у собственника появляется время для того, чтобы развивать свое дело: добавить новый продукт или услугу в свой бизнес или что-то улучшить в компании.
Освободить предпринимателя от рутины помогут инструменты, которые позволяют выполнить задачу просто и быстро, а также неизменные правила принятия решений.
Инструменты должны быть организованы просто. Почему? Простота экономит время и предотвращает ошибки. Важно понимать, что инструменты для крупного бизнеса практически никогда не подходят малому. Владельцы частных бизнесов, например, иногда начинают закупать дорогое серверное оборудование и программное обеспечение для своего офиса из десяти сотрудников, подражая крупным корпорациям. Часто такое оборудование позже пылится в углу, а сотрудники переписываются по Viber и ведут бюджет в Google-таблицах, поскольку это проще, понятнее и быстрее.
Кроме очевидной выгоды, быстрые и слаженные операции приносят еще и удовольствие от работы. Представьте, если система приема и обработки заказов в кафе зависает и тормозит, официант начинает мешкать, раздражаться, ошибаться и работать медленнее. Если система “летает”, то вместе с ней летает по залу и официант.
Предотвратит потенциальные затраты, которые возникают неожиданно. Например, из-за системной ошибки или разлитого кофе слетает база данных клиентов или содержимое жестких дисков. Возможно, ее удалил нерадивый системный администратор. Поэтому при выстраивании бизнес-процессов очень важно уделить внимание простым и безопасным решениям. Элементарное перемещение документов в облако вместо хранения на жестких дисках, флешках и картах памяти раз и навсегда избавит от головной боли из-за устройств, которые можно изъять, повредить или забыть, отправляясь в отпуск.
Выбор инструмента лучше всего строить исходя из конкретной задачи - того, что нужно сделать или достичь. Ниже мы разберем типичные задачи бизнесов и примеры наиболее успешных и любимых инструментов, которые используются независимо от отрасли.
Задача “как быть найденным” очень важна для старта бизнеса. Пример: в Киеве открылось новое кафе. Выбирая, где перекусить, посетитель, скорее всего, откроет карты на своем мобильном телефоне и напишет “кафе поблизости”. Если нового заведения нет на карте, то потенциальный клиент даже не узнает о его существовании, или, если он знает название и хочет посетить именно это кафе, то будет долго искать адрес и телефон, потратит время и, недовольный, уйдет к конкуренту.
Инструменты, решающие задачу: Google Мой бизнес (добавление бизнеса на Google Карты).
Похожий пример - интернет-реклама для пользователей мобильных устройств. Все чаще люди ищут товары и услуги в интернете с мобильного телефона, поскольку смартфоны и планшеты стали доступны всем и незаменимы в жизни: покупатели просто не хотят ждать, пока доберутся к домашнему компьютеру, и ищут все с телефона.
Предприятию нужно, чтобы именно его товары предлагались в телефоне пользователя, который что-то ищет.
К примеру, был случай, когда интернет-реклама компании, предоставляющей услуги эвакуации автомобилей, не работала - клиенты не звонили. Рекламное агентство посоветовало направить весь бюджет только на мобильные устройства. После этого в компанию стал обращаться каждый четвертый человек, искавший в сети услуги эвакуатора с мобильного телефона. И действительно, если автомобиль сломается где-то посреди трассы, первое, что сделает водитель, - это зайдет в интернет с мобильного телефона и нажмет на первое объявление.
Инструменты, решающие задачу: Google AdWords.
После того как потенциальный покупатель нашел ваш бизнес, возникает задача “как связаться”. Очень часто у предпринимателя не работает форма обратной связи на сайте. Или контактный телефон отключен. Во многих развлекательных учреждениях сотрудники включают телефон, лишь когда приходят на работу. То есть телефон работает только с 6 вечера. А в течение всего рабочего дня с кафе связаться невозможно. Это означает, что если кто-то захочет забронировать себе столик днем (например, будучи на работе в офисе), он не сможет этого сделать. Следовательно, позвонит только в те места, где телефон работает целый день. Часто предприниматели экономят на мультиканальной связи, поэтому линия постоянно занята. Хотя сами затраты на организацию такой связи мизерные, службы продолжают терять клиентов, которые не дозвонились.
Многие собственники бизнеса не уделяют достаточно внимания тому, что говорят люди, которые поднимают трубку, просто не предлагая своим сотрудникам алгоритма разговора. Сотрудник может растеряться в необычной ситуации и сказать глупость. Например, даже после активной рекламы у одной из компаний не было продаж, хотя поступали звонки. После аудита по схеме тайного покупателя выяснилось, что когда в разговоре с продавцом доходило дело до вопросов о разных типах продукции, тот терялся и говорил: “У нас таких видов нет, посмотрите у кого-то другого”, вместо того чтобы предложить аналоги или сообщить руководству о товарах, которыми интересуются больше всего. Клиенты уходили к конкурентам.
Инструменты, решающие задачу:
Телефонная связь: Google Hangouts в пакете G Suites, многоканальная интернет-телефония
Форма обратной связи: Google Формы
Следующая задача - "как продавать". Несмотря на разный подход к продажам у разных типов бизнеса, неотъемлемой частью успешного отдела продаж является CRM-система. Это программа, которая хранит контакты ваших существующих и/или потенциальных клиентов, может определять вероятность их покупки у вас, подсказывает, в какой момент и по какому поводу нужно связаться, а также выполняет другие сопутствующие функции продаж. Неважно, какая она - простая или сложная. Главное, что она должна быть у любого типа предприятия, будь-то магазин продуктов, СТО, парикмахерская или производственный цех. Пусть даже реализованная в табличке Google Таблиц.
Инструменты, решающие задачу: например, SalesForce, Terrasoft, FreshSales.
Инструменты, решающие задачу: например, Google Inbox, Slack или BaseCamp.