Сделайте Ваш маркетинг более эффективным за счёт повторяющихся процессов

Автор: Amy Duchene

Я один из тех, кто делает много. Мне нравится составлять списки и мне нравится делать. Люди думают, что это связано с тем, что я пью много кофе, и это правда. Но это лишь часть того, что помогает мне быть продуктивным.

 

Я нашел способ быть эффективным — добиться многого — упорядочив работу, которую я делаю снова и снова.

Время, затрачиваемое на создание шаблонов и повторяющихся процессов наперёд, делает меня быстрее.

Это мой секретный трюк. Давайте заглянем за занавес, чтобы посмотреть, как я использую эти процессы, чтобы сэкономить время.

Что же такое повторяющийся процесс?

Повторяющийся процесс — это всё то, что вы делаете постоянно и приносит тот же результат. Когда вы делаете новостную рассылку, публикуете ежедневные новости в вашей CMS, подтягиваете данные – вы повторяете определённые элементы работы. Почему бы не сформировать этот процесс? Не все процессы повторяются дословно, конечно, но когда ваши многие «шаги» ежедневно одинаковые, то вы на пути к тому, о чём я говорю.

Для чего вам нужны повторяющиеся процессы?

Естественная причина, по которой вы должны рассматривать повторяющиеся процессы, — это сэкономить время и деньги. И это то, что каждый — вы, ваш босс, ваш клиент — всегда хочет услышать. Да, для этого потребуется некоторое время, и я вам сейчас всё объясню. Но результат может сэкономить ваше время в долгосрочной перспективе. 

Как я использую повторяющиеся процессы

Я использовал новостную рассылку для моей клиентской команды. Это был инструмент внутренней коммуникации, который фиксировал данные и результаты за месяц.
Но – откровенно говоря — я не хотел тратить слишком много времени на это. У меня было много работы. К счастью, мой клиент согласилась. «Не трать на это больше часа в месяц», — посоветовала она. Она также хотела, чтобы я работал более разумно — в конце концов, она платила за мое время и предпочитала, чтобы оно использовалась в проектах с высокими показателями ROI.

Читайте также: Рино Доменико: Проблемы в компаниях не из-за людей, а из-за не эффективных процессов …
Читайте также: Названы сервисы, которые стали must have для деловых людей

И да, новостную рассылку никто не отменял. Мы хотели делиться своей работой с нашей командой.
Поэтому я создал шаблоны. Во-первых, мы с клиентом обсудили, какой тип контента мы хотели создавать каждый месяц. После чего я разработал структуру новостной рассылки, включая контент. В конце, я отшлифовал всё с дизайнером.
Это начальное усилие потребовало времени? Конечно. Вероятно, я потратил более 10 часов на первое издание. Но с тех пор это стало более легкой задачей.

Двигаясь вперед, я устанавливал дату в своем календаре каждый месяц, чтобы выполнять эту работу. Я заблокировал пару часов (ш-ш-ш, не говори моему клиенту, что я взял два часа, а не один). Затем я просто использовал выделенное время, чтобы подтянуть данные, детализировать выигрыши, написать, редактировать и выпустить. Готово.

Чему я научился, и почему это стало моей победой

Этот шаблон и процесс сэкономили мне много времени. Я знал, что должен был выполнить, и я точно знал, в какое время я должен был работать над этой информационной рассылкой.

Я избавил свой мозг от бесконечного обдумывания, что включить в каждое издание.

Я уже знал, какие данные я добывал, какие победы я должен осветить, как будет выглядеть новостная рассылка, и как много времени мне потребовалось, чтоб покрыть мои истории. Самое главное, я знал, что у меня есть время, отложенное на эту работу. Как только напоминание о моем календаре всплывало, уведомив меня о задаче, я сразу же переключался на выполнение данной задачи, а не суетился над дизайном и контентом.Мои товарищи по команде и клиенты также заметили плюсы такой подготовительной работы. Они обратили внимание на последовательный внешний вид информационной рассылки. Они рассматривали усилия не как единичную отправку — одноразовое письмо, которое стоит проигнорировать, а скорее, как настоящее «информационное письмо». Они действительно с нетерпением ожидали его получения — и в конечном итоге это решение стало заветным инструментом внутреннего маркетинга. Люди даже начали предлагать свой контент. Бонус!

Так почему я трачу столько времени на разговор о рассылке новостей, когда это блог о повторяющихся процессах? Потому что, проще говоря, шаблон бюллетеня является повторяемым процессом. Это то, что я должен был делать каждый месяц — это повторялось.

Типы повторяющихся процессов

Метрики — это еще один повторяемый процесс, на котором вы можете сэкономить время. Если честно, я не люблю заниматься подтягиванием данных. Я не силён в Excel и базах данных — несмотря на то, что знаю, что они являются неотъемлемой частью моей работы в качестве маркетолога. Истина в том, что я, прежде всего, человек контента и слов. То же самое можно сказать и о многих членах моей прежней маркетинговой команды, которые были наняты для составления речей. Когда пришло время показать, что у нас получалось из этих слов, ну … это было в некотором смысле катастрофой. Мы определенно произвели просто путаницу в результатах. У каждого из нас был разный способ отображения данных и обмена ими с нашим руководителем и клиентами нашей команды. К счастью, в нашей команде был эксперт по базам данных, который пришёл на помощь. (Кстати говоря, это один из плюсов работы в команде; вы можете признаться, что некоторые задачи не в вашей компетенции, и попросить о помощи, когда вам это нужно. Вы можете перепоручать задачи.)

Для начала, мы внутри команды установили точно, какие данные мы все должны проверять ежедневно, еженедельно и ежемесячно. Затем гуру нашей базы данных сделал такие настройки, чтоб все запросы Excel — тип повторяемого процесса —  помогли подтянуть данные. Все, что нам нужно было сделать, это нажать «обновить данные» на нашем листе Excel, и — вуаля — появлялись новые данные. Это экономило нам кучу время и спасало от головных болей.
Выставление счетов-фактур может быть повторяемым процессом, так же, как и отслеживание подачи контента для PR-компаний и даже создание повестки дня для собраний командой.Повторное использование контента на различных маркетинговых каналах также может быть претендентом на повторяемый процесс. Это не совсем процесс, это действие повторного использования и повторной обработки того, что вы уже сделали, — повторное его использование для других целей — это повторение работы. И это может сэкономить вам время и деньги.

Использование повторяющихся процессов для внутреннего обучения

Вы постоянно обучаете новых сотрудников тому, как в вашем офисе всё работает, например, показывать им, как создать веб-страницу или опубликовать ее в вашем CMS? Если эти процессы используются регулярно, почему бы не задокументировать их и не создать внутренние инструкции? Это тип повторяющегося процесса, который поможет вам сэкономить время на внутреннем обучении. Внутренняя документация помогает при планировании непредвиденных обстоятельств во время простоев (или если ваша команда внезапно сокращается, а оставшиеся люди должны выполнять работу, которую делали другие). И, конечно же, эти записи также помогают, когда кто-то просто движется вперёд — и вы приводите в команду новое лицо. Когда ваши процессы задокументированы, вам не нужно тратить много времени на разовые тренировки и практические занятия. Скорее, вы можете поделиться документацией по процессу, а затем посидеть с сотрудниками, чтобы ответить на их любые вопросы.

Читайте также: Утонченный саботаж: Неуловимые преграды на пути к изменениям
Читайте также: Цена надежды: влияние эмоций на принятие решений

Не забудьте проверить свои процессы

И последнее, прежде чем мы закончим. Если и когда вы решите создать шаблоны или документальные инструкции, не забудьте их протестировать. Последнее, что вы хотите сделать, это создать документы-инструкции с ошибками, которые в конечном итоге вызывают больше стресса – и прибавляют работы — для вас и вашей команды. Проверяйте их шаг за шагом, чтобы убедиться, что ваши инструкции понятны и процесс корректный.

Что вы можете сделать?

Итак, что лично вы можете превратить в повторяемый процесс? Вероятно, у вас есть хотя бы одна задача, которую вы можете использовать в режиме автопилота. Возможно, это то, как вы запрашиваете свои метрики. Или то, как вы проверяете свою команду на предмет контентных материалов для вашей новостной рассылки. Планирование также может быть повторяемым процессом, например, мои ежегодные традиции январского планирования.

Моя просьба к вам заключается в том, чтоб вы потратили некоторое время на обдумывание задач, которые вы делаете снова и снова, каждый день, каждую неделю, каждый месяц, каждый год.

Первый шаг — определить их. Затем посмотрите внимательно. Какие из них могут претендовать на «процесс»? Можете ли вы написать быстрый пошаговый план, который покажет, что нужно сделать, чтобы в следующий раз, когда вы вернетесь к процессу, вы бы смогли сразу использовать план? Спросите и ваших товарищей по команде. Есть ли что-то, что они делают регулярно, но им это даётся с трудом — или же что-то, что просто отнимает много времени? Эти обязанности также являются «кандидатами» на то документирование процесса. Затем, как только вы настроили свой процесс, его относительно просто выполнять снова и снова для максимальной эффективности.

Автор: Эми Дючень
Источник: http://www.business2community.com

 

Перевод статьи подготовлен школой изучения английского языка по Skype EnglishDom. В подарок всем читателям нашего сайта — год бесплатного изучения английского языка онлайн. Для этого достаточно перейти по ссылке https://www.englishdom.com/myprofile/purchases/brandstory12/ и зарегистрироваться.

 

Интересное по теме:

#

Читайте также: Психология влияния: Правило взаимного обмена является универсальным
Читайте также: М2М: Как автоматизировать бизнес-процессы

#

Читайте также: Павел Бандура: Инструменты для малого бизнеса: Как разложить все по полочкам
Читайте также: Алексей Кулаков: Как будут меняться каналы коммуникации человека и бизнеса?  

#

Другие статьи в рубрике Советы:

#

Читайте также: Конкурент иногда прав
Читайте также: Работа по франшизе: плюсы и минусы франчайзинга

#

Читайте также: Продуктивная работа с дизайнером: полезные советы
Читайте также: Как создать уникальное торговое предложение

#

Читайте также: Как создать историю Вашего бренда в формате Н2Н (человек-для-человека)
Читайте также: 5 простых шагов создания стратегии

#

Читайте также: TRENDWATCH: Как бросить вызов вашей В2В и NFP стратегии
Читайте также: Как создать сильный персональный бренд: 15 рекомендаций, которые стоит применить