Екатерина Кругляк, Visotsky Consulting Kyiv: Как организовать работу отдела продаж в удаленном формате

Екатерина Кругляк, директор по маркетингу и продажам Visotsky Consulting Kyiv

Удаленная работа сегодня это необходимость, под которую компаниям приходится подстраиваться. Перевод отдела продаж на удаленную работу — это приоритет, так как именно отдел продаж обеспечивает доход компании и ее жизнедеятельность.

На первый взгляд переход на удаленную работу не составляет труда. Необходимо обеспечить ноутбуками, телефонией. Но один вопрос — техническое обеспечение, а другой вопрос — контроль эффективности. Согласно статистике, менеджер по продажам тратит на звонки клиентам в день полтора часа. А сколько часов он будет тратить на звонки, когда вокруг масса отвлекающих факторов, домашние дела и отсутствует руководитель?

Поэтому важно проработать точки контроля для эффективной работы отдела продаж.

1. CRM

Если у вас есть CRM система — это уже половина успеха! Современные CRM позволяют правильно организовать работу отдела продаж, автоматизировать ее, повысить эффективность на различных этапах продажи, контролировать загрузку, получать статистику результативности отдела и каждого менеджера по отдельности и многое другое. CRM — повышение эффективности менеджера, это как Кайдзен на производстве! Менеджер не делает лишних телодвижений. Вся работа из CRM: заявки, контакты, шаблоны писем, отправка почты, задачи на день, неделю, месяц, коммуникация с коллегами в чате и т.д.

Также CRM — сохранность вашей базы. Конечно CRM не обезопасит вас от того, что при увольнении менеджер заберет с собой контакты клиента, в конце концов он их может просто записать или сфотографировать. Но! CRM позволит вам сохранить истории общения с клиентами, истории покупок, динамики продаж по каждому клиенту, менеджеру, продукту и т.д.

Если вы еще не подключили CRM, самое время этим заняться. А работу отдела продаж организовать через гугл таблицы, 1С и программное обеспечение типа Trello, TickTick и т.д. Эти программы позволят вам организовать постановку задачи и контролировать их исполнение. Есть конечно сейчас и различные сервисы, которые позволяют осуществлять контроль за рабочим столом, удаленно.

Таким образом вы будете видеть, что в данный момент делает сотрудник, осуществлять контроль рабочего времени. Контроль можно осуществлять как скрыто, так и открыто. Например, TimeTracker или Time Doctor. Но, в случае отсутствия CRM, обеспечить эффективность удаленной работы отдела продаж будет сложнее, т.к. различные приложения потребуют переключения внимания, расфокусировку и потерю времени. 

Читайте также: Наталья Кадя, партнер Danevych. Law: Как эффективно коммуницировать онлайн

Читайте также: Замедление роста, возможные увольнения и новые клиенты. Как украинская ІТ-индустрия реагирует на карантин

2. Телефония

Подключается телефония для того, чтоб иметь возможность прослушивать звонки менеджеров, а это необходимо для:

— контроля соблюдения технологии продаж (следования скриптам);

— сохранения истории общения с клиентом;

— повышения эффективности технологии продаж (анализ и доработка скриптов);

— анализа эффективности работы менеджеров (на каком этапе менеджер “теряет” клиента);

— оптимизации расходов на звонки. 

Здесь может быть несколько вариантов решения. 

Первый вариант, достаточно распространенный — IP-телефония. Для ее обеспечения нужен интернет и гарнитура. Это идеальный вариант, если менеджер звонит с рабочего места. Подключение простое, вариантов решений масса. Например, Binotel или Phonet.

Мы же столкнулись с тем, что часто общение с клиентами у наших менеджеров происходило в нерабочее время после 18:00 или в выходные дни. Поэтому вариант IP-телефонии нам не подходил изначально. Также в своей работе менеджеры активно использовали мессенджеры, а эту переписку важно сохранять в CRM. Поэтому для нас отличным вариантом решения стал облачный сервис “Мои звонки”, который позволяет использовать обычный мобильный телефон и при этом подтягивать всю необходимую информацию в CRM.

Кстати, “Мои звонки” можно использовать и не имея CRM-системы. Используя этот сервис можно прослушать звонок, увидеть его длительность, увидеть загрузку менеджера звонками в день, неделю, месяц и т.д., проанализировать результативность звонков. 

Например, я всегда смотрю на все исходящие звонки, а также на результативные звонки. Анализирую данные по отделу и каждому менеджеру в отдельности.

Читайте также: Мы с тобой одной крови: 9 бизнес-платформ открыли бесплатные доступы на время карантина

Читайте также: Любовь Цымбал, Группа Финансовых Решений: Как минимизировать финансовые риски во время кризиса и при чем здесь репутация?

3. Координации и контроль

Пожалуй, самый важный этап в организации удаленной работы. От того, насколько профессионально вы организуете координации и будете контролировать выполнение поставленных задач, будет зависеть результат отдела. Мастерство руководителя определяется расстоянием, на которое распространяется его контроль.

На удаленной работе важно создать эффект присутствия руководителя. Это важно для контроля, поддержки, обеспечения быстрой обратной связи. 

Я провожу три координации в день с отделом продаж:

— Первая — начало рабочего дня. Координацию проводим в Skype или Zoom. Цель координации — отчет по результатам вчерашнего дня и план на текущий. Я отслеживаю исходящие звонки и показатели по воронке: количество полученных заявок, количество целевых заявок, количество отправленных коммерческих предложений, количество выставленных счетов, количество оплаченных счетов. Также план по доходу на день и его выполнение. Такая координация занимает 15 — 20 минут., позволяет вам отследить результат и планировать текущий день.

— Вторая — промежуточный контроль по выполнению дневного плана по доходу осуществляю в 13:00.

— Третья — в конце дня делаю срез по показателям. 

Для оперативного решения текущих вопросов отдела продаж организовано общение в чате. Кстати, успешное действие, подключить в этот чат маркетолога, для обратной связи по заявкам и оперативного получения необходимых материалов для отдела продаж.

Раз в неделю мы проводим координацию, на которой подводим итог недели, анализируем полученные результаты, планируем задачи, доход на следующую неделю. Также на недельной координации разбираем сложные кейсы, находим варианты решений. 

4. Тренировки

Отдельное внимание хочу уделить тренировкам в отделе продаж. Наличие тренировок в отделе продаж очень важно, т.к. отдел продаж — это ваша “передовая линия”. Отдел продаж постоянно нуждается в повышении уровня квалификации, а также повышения эмоционального тона. Тренировки менеджеров по продажам — это необходимость. Они помогают формировать навык продаж и оттачивать этот навык до профессионализма, а также снимать эмоциональное напряжение. Залог успеха тренировок — регулярность. Поэтому очень важно и на удаленной работе организовать тренировки в отделе продаж. Тот же Skype или Zoom вам в помощь. 

Что прорабатываем мы? Мы тренируем личностные качества и знание продукта. Личностные качества, навыки  — дикция, эмоциональная стойкость, способность “держать удар”. Знание продукта — технические характеристики, этапы продаж, скрипты, все, что касается вашего продукта и технологии его продажи.

Применение этих инструментов позволит вам организовать работу отдела продаж и поддерживать эффективность его работы. 

Источник: investgazeta.ua

#

BrandStory объявляет месяц бесплатных публикаций начиная с 6 апреля. Присылайте ваши истории на наш электронный адрес  brandstory.n@gmail.com  в теме письма укажите коронавирус/бизнес и если ваш материал будет интересным — редакция сайта опубликует его бесплатно (не забывайте присылать картинки к тексту, указывать автора публикации и контактные данные для связи).

#

Другие публикации в рамках спецпроекта: #коронавирусVSбизнес

#

Читайте также: Крупный и малый бизнес объединила пандемия. Какие бренды «made in Ukraine» помогают в борьбе с коронавирусом

Читайте также: Закрытие заводов, отказ от рекламы, пожертвования: Как международные бренды реагируют на коронавирус

#

Читайте также: Олег Устенко, советник президента Украины. Коронавирус: экономика Украины в состоянии войны

Читайте также: Валентин Войтков: Как коммуницировать с клиентами, когда все вокруг летит кувырком

#

Читайте также: Максим Прохоров, основатель PmPartners: Удаленная работа как шанс раскрыть в себе менеджера проекта

Читайте также: Евгений Шевченко, Carlsberg Ukraine: Эпидемия — что делать бизнесу?

#

По поводу публикации ваших историй на сайте BrandStory.com.ua пишите на brandstory.n@gmail.com

#

Другие кейсы и советы на нашем сайте: 

#

Читайте также: Как открыть свой бренд одежды: пошаговая инструкция

Читайте также: От идеи до реализации: как создавалась компания YouControl

#

Читайте также: Как создавался бренд ресторана здоровой кухни – Гайя

Читайте также: ТМ O’Kroshka: развлечения для маленьких и больших крошек

#

Читайте также: Восемь шагов раскрутки бренда с помощью PR. Советы от Эла Райса (Ries&Ries, США)

Читайте также: Непрерывное управление эффективностью: новые правила 2020

#

Интересные публикации:

#

Читайте также:  Олег Михайлов и Ярослав Яковенко основатели Woolkrafts — создали «тепло, которое можно подарить»
Читайте также:  Стучитесь и вам откроют. Наиболее эффективные способы продвижения – опыт украинских производителей

#

Читайте также:  Шкварка — присмачує життя, засолоджує буденність. Відродження українських страв для святкового застілля
Читайте также:  Картина маслом. Нужен ли крафтовым производителям бренд? Мнения фундаторов.   

#

Читайте также:  KarambaKids: Бренд растет как ребенок — быстро и стремительно
Читайте также:  New look! PAPA ATELIER — новый взгляд на школьный образ

#

Читайте также:  Sigi: Мы не гонимся за трендами и не пытаемся одевать детей, как взрослых
Читайте также:  Bombat Game: радость от добычи долгожданного трофея для детей и взрослых

#

Читайте также:  LITA Jewelry украинские украшения из материалов, собранных по всему миру
Читайте также: Sergey Makhno Architects – украинские гончарные традиции в современном исполнении

#

Читайте также:  Born in Ukraine: народитися в Україні, щоб покорити світ. Аутентичні прикраси від KOVAL
Читайте также:  Lena Yastreb: Украшения вне времени, как маркер эпохи